Les Gobelins 2022- Cas d'école

Projet Soluce.io

Projet d'école 2022 - Les Gobelins

Pour ce projet, nous étions une équipe d’étudiants adoptant la posture d’une agence temporaire, répondant à un besoin réel exprimé par un commanditaire (entreprise, association…).

Mon rôle
UX designer
Durée
Janvier - Mars 2022‍
Outils
Figma, Miro, Tally
équipe
2 chefs de projet, 1 User Researcher, 2 UX Designer

👁️ Vue d'ensemble

Soluce.io est un outil de gestion de projet. Les outils de gestion de projet ont pour objectif de faciliter la gestion et donner de la visibilité sur les tâches des collaborateurs ou les deadlines de projets.

Soluce.io s’inscrit dans cette première mécanique et propose une valeur ajoutée : la projection. Grâce à des données saisies et à un algorithme, l’outil sera capable de suivre l’avancement chiffré d’un projet et d’alerter lors de débordements, de glissements qui nécessiteront une réaction. Les chefs de projet et directeurs de production pourront agir afin de remettre le projet sur le droit chemin.

Cibles

Soluce.io est destiné à des petites agences de production (jusqu’à 50 collaborateurs) en France dans les secteurs du développement, communication, publicité, design.

Coeur de cibles :

- Chefs de projet
- Directeur de production
- Équipier (développeur, UX designer)

🏆 Challenges client

1
Préciser les insights utilisateurs

Le commanditaire, chef de projet aguéri, avait pu mener plusieurs utilisateurs au préalable et avait ainsi pu relever plusieurs pain points et besoins avant de nous confier le projet.

Craignant d’avoir introduit des biais dans sa recherche, il souhaitait que nous la reprenions afin de confirmer ou non.

2
Création d'une vision cible

Produit déjà existant mais volonté d’avoir une expertise UX et approfondir sa vision pour la bêta.

3
Sortir une V1 en Septembre 2022

Priorisation des fonctionnalités essentielles pour la bêta.

🔍 Recherches

Objectifs de la recherche

- Vérifier la pertinence et l'utilité du produit

- Comprendre les besoins par profil

- Connaître les outils actuels et leurs limites

- Découvrir les fonctionnalités essentielles aux utilisateurs

Recherches secondaires

35 %
des projets sont des échecs.
49 %
des interrogés sont prêts à investir dans
un outil de gestion de projet supplémentaire.

Concurrents

Mockup

Monday

Planification projet
Mockup

Trello

Gestion de tâches
Mockup

Gryzzly

Gestion de temps

Enseignements de la recherche

Recherches exploratoires

8 entretiens qualificatifs :
4 chefs de projets
2 directrices de projet
1 équipier

Recherches quantitatives

113 réponses

Des enjeux différents en fonction des profils

Les problématiques et besoins sont similaires entre les profils chef de projet et directeur de projet.

Les usages et besoins différent uniquement entre les profils chef de projet et équipier, ils n'ont pas les mêmes objectifs et problématiques.

La gestion du risque fait partie du métier

Adaptabilité et résilience - un projet est constamment mouvant, que ce soit du aux changements du client, aux mauvaises estimations ou du facteur humain.
Un projet, c'est une succession de risques. - Alexandre, Chef de projet
Le timesheet est une méthode approuvée pour avoir de la visibilité sur les avancées, mais ce n’est pas forcément suffisant.

La rentabilité, une donnée indispensable

Aspect financier - la rentabilité est cruciale et il faut toujours avoir un oeil sur ses métriques qui témoignent de la réussite d’un projet.
Faut qu'on vérifie les rentabilités, qu'on marge bien à 30%. - Charlotte, Chef de projet
La gestion des imprévus est le facteur crucial d'un projet réussi.

Bien communiquer, le pré-requis d'un projet réussi

Permettre la remontée d'alerte - La gestion des imprévus est le facteur crucial d’un projet réussi. Mais pour gérer les imprévus, il faut avoir connaissance des difficultés rencontrées sur le moment par les équipiers.

Timesheeter, une activité chronophage mais essentielle

Primordial pour améliorer la budgétisation et la gestion des imprévus, mais source de friction chez les équipiers.

- Tracking du temps absent en entreprise pour 57%.

- Timesheeting synonyme de "charge mentale" pour 38% et de "Vision claire" pour 59%.

- Remplissage du timesheet "Partiel" à "Rarissime" pour 76%.

Persona Chef de projet

Problématiques

Comment pourrait-on proposer un outil qui permette à Ambre d'avoir une vision globale du projet dans le but d'anticiper les étapes clés ? 

Comment pourrait-on faciliter l'estimation des paramètres d'un nouveau projet dans le but d'éviter un éventuel blocage dû à son manque d'expérience ?

Persona Equipier

Problématiques

Comment pourrait-on solliciter intelligemment Alexandre dans le but qu'il n'oublie plus de remplir ses timesheets à temps ? 

Comment pourrait-on aider Alexandre à faire remonter rapidement des alertes dans le but de faire évoluer le planning en temps réel et ainsi de ne pas prendre de retard ? 

💥 Idéation

Atelier 1 - Divergence en équipe

Objectif :

Générer un maximum d’idées sans contrainte pour résoudre les différentes problématiques des personae priorisés.

Outil :

UX Devil - Imaginer la pire expérience utilisateur possible afin d’en tirer des idées de conception alternatives et sécurisantes.

Atelier 2 - Divergence avec commanditaire

Objectif :

Générer de nouvelles idées, plus désirables, viables et faisables sur la base des idées déjà générées par l’équipe projet.

Outils :

Idée sur Idée - Cette méthode facilite la surenchère d’idées pour fournir une vraie matière de réflexion.

Atelier 3 - Convergence avec commanditaire

Objectif :

Laisser au commanditaire le choix de la première salve de priorisation, afin de travailler en accord avec sa vision pour la V1.

Outils :

Lancer / Garder / Ecarter - L’outil du tri d’idée.

Atelier 4 - Convergence en équipe

Objectif :

Priorisation finale des fonctionnalités à maquetter sur la base des choix du commanditaire.

Outils :

Miro - Classement des fonctionnalités à maquetter dans des post-its, des plus prioritaires à celles à recommander pour la V2.

🎉 Solution

Arborescence

Chef de projet

Equipier

Wireframes

Design final

Enseignement n°1 : Des enjeux différents en fonction des profils

Dashboard Chef de projet

Si j'arrive le matin, faut que je vois d'un coup d'oeil l'état de mes projets.
Primordial pour 91 % des répondants du questionnaire
Enseignement n°1 : Des enjeux différents en fonction des profils

Dashboard Equipier

Les créas et les devs, c'est pas leur métier de vérifier la rentabilité.
Enseignement n°2 : La gestion du risque fait partie du métier

Notifications automatiques en amont

La gestion des imprévus, c'est 50% du taff.
Enseignement n°3 : La rentabilité, une donnée indispensable

Gérer les charges des équipes pour éviter les pertes

L'enveloppe vendue doit correspondre au temps réel, sinon c'est de la perte.
Enseignement n°4 : Bien communiquer, le pré-requis d'un projet réussi

Des alertes remontées par les collaborateurs

S'il y a un problème, ça tombe sur moi.
Attendu pour 82 % et primordial pour 44% des répondants du questionnaire
Enseignement n°5 : Timesheeter, une activité chronophage mais essentielle

Faciliter le timesheeting

J'ai pas le réflexe, j'ai juste envie de me barrer à la fin de journée.
Mal rempli pour 75% et une charge mentale pour 36% des répondants du questionnaire

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